Best Practice tímových meetingov

Meetingy musia byť kreatívne, chytľavé a ľudia by mali z nich odchádzať nabudení a plní energie. V skutočnosti sa však deje pravý opak – pretože sú meetingy vedené bez meetingového know-how, trvajú pridlho a ľudia odchádzajú “otrávení”. Aké je teda to meetingové know-how, to tajomstvo úspešných porád? Aké sú best practices najlepšie vedených meetingov?

Dobre zorganizované meetingy:

-    Niekto meeting vedie, t.z. že každá porada má svojho moderátora

-    Je dôležité si rozdeliť úlohy – niekto sleduje dodržiavanie vopred zaslanej agendy, niekto prezentuje výsledky, niekto spisuje zápisnicu, iný sleduje čas, a podobne.  Ľudia by mali rotovať, raz jeden píše minutes, inokedy druhý... atď. Potom každý môže tak zistiť aké ťažké to je viesť efektívny team meeting.

-     Pozvaní by mali byť všetci, ktorí majú k problému čo povedať, nie tí, ktorí majú byť informovaní.

-     Porada musí mať stanovený jasný dôvod a presne danú agendu. Bodov agendy však nesmie byť priveľa

-     Treba začať načas, všetci zúčastnení by mali prísť presne na začiatok. Ak sa niekto omešká, môže sa zaviesť nejaké vtipné pravidlo (u nás sa osvedčilo pravidlo, že každý, kto príde na meeting neskoro platí 1 Euro za každú omeškanú minútu. Za vyzbierané peniaze sa nakupujú darčeky pre zamestnancov).

-     Každý meeting má byť časovo ohraničený – max. 90 minút

-     Treba sa držať tém a neodbočovať od nich

-     Každé rozhodnutie má mať určenú zodpovednú osobu, časový termín a spôsob kontroly

-     Každý účastník porady by mal byť aktívny, neprerušovať ostatných

-     Moderátor by mal pravidelne  sumarizovať

-     Meeting by mal skončiť načas

-     Ten kto robí zápisnicu, ju následne rýchlo rozdistribuje

-     Meetingy by sa mali konať pravidelne raz týždenne alebo aspoň každé dva týždne.

Vyvarujte sa viesť také meetingy, kde hovorí iba jeden a stále, a ostatní počúvajú. Ak si myslíte, že vašou úlohou je manažovať celý meeting, pravdepodobne sa spoliehate na tradičný a zastaralý leadership. Namiesto toho by ste mali vidieť svoju úlohu ako coach. Pýtajte sa: „Ako môžeme spraviť meeting tak, aby bol prínosný pre každého?“

Efektívne meetingy sa zväčša zameriavajú na ciele a výkon. Na menej kvalitných meetingoch sa venuje veľa času iba zdieľaniu informácií. Zdieľanie informácií je podstatné, ale je treba urobiť to rýchlo. Na zdieľanie informácií máme aj iné metódy (email, nástenka, konferenčný All Hands hovor, a podobne..). Na formálnych team meetingoch pravidelne revidujte:

-          ako sa nám darí s cieľmi?

-          čo ideme robiť ďalej, ako budeme napredovať?

-          ako dobre spolu pracujeme?

-          čo nás brzdí pracovať viac efektívne?

-          ako môžeme zvýšiť efektivitu?

Aké postoje pomáhajú pri skupinovej diskusii? Je to najmä iniciatíva, empatia, asertivita a trpezlivosť. Iniciatíva preto, lebo mnohí sa spoliehajú na iniciatívu vedúceho, ale je dobré, keď sú iniciatívni aj iní členovia skupiny. Diskusia je tak zaujímavejšia. Empatia preto, lebo keď sa vášnivo diskutuje o probléme, môžu mať diskutéri veľmi rozlišné názory. Treba sa vcítiť do postojov a názorov, ktoré sú rozdielne od našich, pochopiť prečo niekto druhý má tak odlišný názor. Ten, kto nie je dosť asertívny, by si mal predsavziať, že na každej diskusii bude mať aspoň jeden príspevok. Práca v skupine zaberie dosť času, ľudia, ktorí robia rýchle rozhodnutia, rýchlo hovoria, majú pri dlhých debatách problémy s trpezlivosťou. Preto sa treba trošku skľudniť a dať ľuďom šancu sa vyjadriť.

No a na záver si zabezpečte, že máte miesto a čas na meeting, poslali ste dostatočne vopred pozvánku (poslanie pozvánky deň vopred, alebo ten istý deň ako je samotný meeting je neprofesionálne, no občas sa to stane), že ste pozvali tých správnych ľudí, že máte agendu ktorú ste poslali zároveň s pozvánkou, že viete, kto bude moderátor diskusie, a podobne.